就活をしていると、面接の日程調整や問い合わせなどで、企業に電話をしなければならないことがあります。緊張して何を話せばいいか分からなくなってしまう人もいるかと思いますので、電話の基本マナーや状況別に例文を紹介していきたいと思います。
面接の電話をする時の基本マナーは？
電話にはこちらからかける場合と企業側からかかってくる場合があります。ここで解説する5つの基本マナーは、どちらの場合にも当てはまるものです。
突然電話が来た時にもしっかりと対応できるように、電話の基本マナーを覚えておきましょう。
【面接電話のマナー1】周りが静かな場所に移動する
まずは電話に適した場所に移動しましょう。周りが騒がしいと、相手の声が聞き取りづらいだけでなく、自分の声も相手に届かなくなってしまいます。電話の序盤で「私の声は聞こえておりますでしょうか？」と確認をとっておくと、トラブルなく電話ができるのでオススメです。
もし自分が移動できない環境にいた場合は、折り返す旨を伝えて一度電話を切ってしまっても問題ありません。なるべく人がいない静かなところで電話をするようにしてください。
【面接電話のマナー2】メモを準備する
何か重要な情報を伝えられる可能性があります。面接の日程についてだったり、持ち物の共有や当日の注意事項だったりと、電話の要件によってメモをとる情報は変わりますが、いずれにせよメモは必須です。メモは紙でもスマホでも問題ありません。
【面接電話のマナー3】聞こえなかった場合は聞き直す
相手が何を言っているのか分からないのに、「分かりました」と返事をしてしまうのは危険です。もし電波の状況が悪かったり、相手が早口で理解が追いつかなかったりした場合は、素直に「聞き取れなかったのでもう一度よろしいでしょうか」とお願いをしましょう。
【面接電話のマナー4】電話では”御社”を使う
企業のことを指す言葉には「貴社」と「御社」の二つがあり、場面によってどちらを使うかが変わってきます。電話で相手企業のことを呼ぶ場合は、「御社」を使うようにしましょう。
覚え方としては、言葉で話す時は「御社」、文面で書く場合は「貴社」です。使い時を間違えてしまうと、ビジネスマナーがなっていないとマイナス評価を受けることもありますので注意してください。
【面接電話のマナー5】相手が切るまで待つ
電話は基本相手が切るのを待ってから切るようにしましょう。間違えて自分から切ってしまっても、マイナスな印象を与える可能性は少ないですが、ビジネスマナーとされているものなので、念のため守っておくのが無難です。
自分から面接の電話をする時の注意点
自分から電話をかける時に注意したいポイントを2つほど紹介します。
【自分から電話する時の注意点1】営業時間内にかける
営業時間外に電話をするのは避けるのが無難でしょう。特に人事担当直通の携帯電話にかける時は注意が必要です。営業時間を過ぎてからは、採用担当者もプライベートな時間を過ごしてるので、配慮をしましょう。
その会社の営業時間を調べても分からない場合は、10時～18時(12時～13時は除く)の間に電話をするのが無難です。
【自分から電話する時の注意点2】非通知はNG
面接の担当者は、電話に出れなかった場合、かかってきた電話番号に折り返しの電話をすることが多いです。非通知でかけてしまうと、電話番号が分からず、折り返しの電話をかけることができません。そのため、非通知で電話をかけるのは控えましょう。
自分から面接の電話をする時の例文一覧
自分から面接に関する電話をする時の例文を3パターン紹介します。
【自分から電話する時の例文1】面接の日程変更をお願いする場合
就活生 お世話になっております。私〇〇大学3年の田中太郎と申します。人事部の山田様はいらっしゃいますでしょうか。
受付 只今お呼びいたしますので少々お待ちください
採用担当 お電話代りました山田です
就活生 お世話になっております。私〇〇大学3年の田中太郎と申します。◇月◇日(金)の15時から面接を受けさせていただく予定だったのですが、法事で実家に帰らなくてはいけなくなってしまったため、日程変更をお願いしたいです。
採用担当 承知いたしました。では、来週△日の15時からでいかがでしょうか
就活生 ご調整いただきありがとうございます。そちらの日程で問題ありません。当日はよろしくお願い致します。
【自分から電話する時の例文2】面接を辞退する場合
就活生 お世話になっております。私〇〇大学3年の田中太郎と申します
採用担当 人事部の山田です。どうされましたか？
就活生 大変恐縮ですが、家庭の事情のため詳細は控えますが、一身上の都合により面接を辞退したく思い、ご連絡いたしました。
採用担当 承知いたしました。
【自分から電話する時の例文3】質問や相談をする場合
就活生 お世話になっております。私〇〇大学3年の田中太郎と申します。
採用担当 人事部の山田です。どうされましたか？
就活生 面接の実施場所として送られてきた住所を検索したのですが、それらしい建物が見つかりません。
採用担当 大変失礼いたしました。メールに記載している住所に誤りがありました。正しくは東京都港区…です。
就活生 就活生：ありがとうございます。
面接の電話がかかってきた時の注意点
次に電話がかかってきた時の注意点を解説します。
【電話がかかってきた時の注意点1】「もしもし」は控える
電話をとった第一声で、つい「もしもし」と言ってしまいがちですが、就活関連の電話ではできる限り控えるようにしましょう。
電話をとった時の第一声は「はい、〇〇です」や「お世話になっております。〇〇です。」が望ましいです。
【電話がかかってきた時の注意点2】電話に対応できない場合は折り返す事を伝える
電話には出れたものの、その場で会話をするのが難しい場合は、遠慮せずにその旨を伝えましょう。
後で折り返しますという対応は失礼ではありません。社会人もよく使う言葉なので、安心してください。
面接の電話がかかってきた時の例文一覧
面接の電話がかかってきたときの例文を解説します。
【自分から電話する時の例文1】面接の日程調整だった場合
採用担当 お世話になっております。田中太郎様のお電話で間違いありませんでしょうか。
就活生 はい、田中です。いかがなさいましたか？
採用担当 田中様の面接が予定されていた〇日からご変更いただきたく思いお電話させていただきました。
就活生 承知いたしました。他の候補日をいただけますでしょうか。
採用担当 □日の14時からはいかがでしょうか。
就活生 その日程で問題ございません。当日はよろしくお願い致します。
【自分から電話する時の例文2】面接の合否連絡だった場合
採用担当 お世話になっております。田中太郎様のお電話で間違いありませんでしょうか。
就活生 はい、田中です。いかがなさいましたか？
採用担当 先日実施させていただいた面接の合否についてご連絡差し上げました。結果から申しますと、二次面接は合格になります。つきましては三次面接の情報をメールにてお送りしましたので、ご確認いただけますと幸いです。
面接の電話が繋がらなかった時の対処法
電話をかけても、相手が必ず出るとは限りません。繋がらなかった時の対処方法も覚えておきましょう。
一番確実な方法は、留守番電話サービスを利用することです。何を話せばいいか分からないという方は、下記の例文を参考にしてください。
お世話になっております。〇〇大学の田中と申します。面接の件でご相談があり、お電話させていただきました。また後ほどお電話させていただきます。失礼します。
面接の電話は焦らずに落ち着いてしよう！
電話をする際は、焦らず冷静になることが肝心です。マナーをしっかり守って、人事担当者に良い印象を与えられるように心がけましょう。
