就活の履歴書をメールで送信！送り方やマナー、注意点を解説【例文付き】

就活を進めていると、企業から「履歴書はメールでお送りください」と指定される場合があります。基本的には企業から指示された通りに送付すれば問題ありませんが、送り方を間違えたりメールマナーを守れていなかったりすると、その時点でマイナスの印象を持たれるかもしれません。

今回は、履歴書などの提出書類をメールで送る際のポイントを例文付きで紹介します。これから書類選考に臨む学生はぜひ参考にしてみてください。

メール添付で就活の履歴書を送信する際の例文

まずは就活で必要な履歴書をメール添付で送る場合の例文を紹介します。書き方については例文の後で紹介しますが、時間がない方は以下の文章を参考に企業へメールを送りましょう。

なお、企業にメール添付で履歴書を送る場合は、添付ファイルにパスワードを設定するよう企業から指示される場合があります。また指示がなくとも、パスワードを設定しておいた方が無難です。

就活で履歴書を送る際のメール本文の書き方

履歴書を添付したメールを送る場合、基本的には先ほど紹介した例文を参考に件名や本文を記載すれば問題ありません。

ただ、選考のタイミングや状況によっては、メールに記載する内容を変えた方が良い場合もあるでしょう。ここでは自分でメールを作成する時に押さえておきたい書き方のポイントを紹介します。

【就活の履歴書を添付したメールの書き方】宛先

履歴書を送る宛先のメールアドレスが合っているかどうか、よく確認しましょう。就活では複数の企業を並行して進めることも珍しくないため、宛先を間違ったまま気づかないと、書類選考で落ちてしまうかもしれません。また、間違ったメールを受け取った人事担当者も「ちゃんと確認しなかったのかな」とマイナスの印象を持つ危険性もあります。

企業から指定された宛先のメールアドレスかどうか、メール作成の時と送信前に確認しておきましょう。

【就活の履歴書を添付したメールの書き方】件名

件名はメールを受け取った人が最初に目にする部分なので、「履歴書送付の件／○○○○大学　○○○○（氏名）」のように内容と差出人を端的にまとめましょう。人事担当者は数多くの就活生と連絡を取っており、内容が分かりにくい件名のメールだと見落とされる可能性があります。そのため、メールを開かなくても「履歴書が添付されたメールだな」と伝わる件名にすることが大切です。

なお、企業とのメールのやり取りで「本メールに全返信で履歴書をお送りください」と伝えられている場合は、件名は変更せずに送りましょう。

【就活の履歴書を添付したメールの書き方】本文

社会人のメールは、要点を簡潔にまとめることが重要です。しかし、メールマナーとして以下の構成でまとめましょう。

署名については後述しますが、履歴書を添付したメールにパスワードを設定している場合は、「ファイルを添付したメール」「パスワードを伝えるメール」の2通に分けましょう。

【就活の履歴書を添付したメールの書き方】署名

学生のうちは馴染みがないかもしれませんが、メールマナーでは本文の最後に署名を入れます。署名は以下の4つを入れましょう。

メールには署名が自動入力される機能もあるため、例文の内容を参考に自分の署名を登録しておけば、メール作成時の手間を軽減できます。

メールで就活の履歴書を送る場合の注意点

企業から履歴書をメール添付で送るよう指示があった場合、どういった点に注意すれば良いのでしょうか。メールのやり取りでマイナスの印象を持たれることは滅多にありませんが、以下の3点は特に気をつけてください。

【メールで履歴書を送る時の注意点1】PDF化したデータを添付する

パソコンで履歴書を作る場合、ExcelやWordのテンプレートを使用することがほとんどですが、メールで履歴書を送る際はPDF化したデータを添付しましょう。

WordやExcelのままデータを送ると、互換性の問題からレイアウトが崩れたり、第三者に内容を書き換えられたりする可能性があります。社会人になってからもPDFデータでやり取りすることは多いため、今のうちに慣れておきましょう。

【メールで履歴書を送る時の注意点2】ファイル名を分かりやすくする

件名と同じように、添付する履歴書のファイル名は分かりやすくすることも大切です。データ名は「履歴書_○○大学_○○○○（氏名）」のように、データの内容・大学名・氏名を記載しましょう。

【メールで履歴書を送る時の注意点3】パスワードなど企業の指示に従う

ペーパーレス化が進んでいる昨今、企業からメールで履歴書を送るように指示されることも珍しくありませんが、指示内容をよく確認するようにしましょう。例えば、個人情報保護の観点から、添付ファイルにパスワードを設定するように指定されることもあります。設定のやり方について指示があればその通りに進めますが、指定がない場合は以下の手順でパスワードを設定しましょう。

使用するソフトやOSなどによって手順が異なる場合もありますが、パスワードは3分ほどで設定することが可能です。

メール添付で就活の履歴書を送る時のマナー

メールマナーでは誤字脱字や言葉遣いなどに気をつける必要がありますが、履歴書を送るケースでは以下の2つも意識しましょう。

【メール添付で履歴書を送る時のマナー1】できるだけ早く送信する

志望企業へのエントリー後、企業から「メールで履歴書をお送りください」と指示があった場合は、できるだけ早く履歴書を送りましょう。

もちろん期日までに送れば問題ありませんが、履歴書の漏れや内容の不備によって再提出を求められる可能性があります。慌てて対応することがないよう、時間に余裕を持って行動することが大切です。

【メール添付で履歴書を送る時のマナー2】営業時間内に送る

履歴書の送付はできるだけ早く送った方が良いですが、メールを送る時間帯には注意が必要です。メールはいつでも送ることができますが、できるだけ企業の就業時間内に送ることがマナーです。

土日祝日や早朝・深夜に送ると「メールマナーを知らない学生なのか」と思われる可能性もあるため、担当者が働いている時間帯にメールを送りましょう。

就活で履歴書をメールで送る際はマナーを守ろう！

まだ書類選考だからといって、気を抜いてはいけません。履歴書の送付で合否が決まることは滅多にありませんが、企業からの指示を守っていなかったり、メールマナーが守れていなかったりすると、人事担当者にマイナスの印象を持たれる可能性があります。

メール添付で履歴書を送る際は、この記事で紹介したポイントを守って丁寧なメールを送りましょう。