【テンプレ・例文付き】就活で質問メールを送る時のコツや注意点を徹底解説

本記事では、メールで企業に確認したいことを聞く方法や注意点などを例文とテンプレート付きで詳しく解説していきます。

皆さんこんにちは。月間PV62万件を突破したメディア、『就活研究室』編集長の大舘(オオダチ)です。
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就活中に不明な点を企業に確認したい時もあるかと思います。しかし、メールを送る際にどんなことに気を配ればいいのか分からず不安に感じる方もいるでしょう。そんな方に向けて今回は、企業に質問メールを送る時のコツや注意点を詳しく解説していきます。

質問メールをしても基本的に問題ない

まずはじめに、分からないことがあったり確認したいことがあった時に、企業にメールで確認することは問題ありません。

分からないことを分からないままにしておくと、説明会や面接などの大切な場でのミスに繋がる可能性が高くなるので、不明点は事前に確認しておくと安心です。ビジネスマナーを守って、質問メールを送るようにしましょう。

ビジネスメールの守るべきルール

それでは、就活時の企業宛てのメールに関するマナーについて解説します。ビジネスマナーを知らないままメールを送ってしまうと、常識がないと判断されてしまう可能性があるので要注意です。

【ビジネスメールのルール1】営業時間内にメールする

企業にメールや電話をする時は、営業時間内に連絡しましょう。なぜなら営業時間外に連絡してしまうと、担当者のプライベートな時間に仕事の連絡を入れることになってしまうためです。また、多忙な時間帯やお昼休憩の時間に連絡をいれることも避けておくこともビジネスマナーのひとつとされています。

営業時間は企業のホームページに書かれていることが多いので、連絡を入れる前に一度チェックしておくと安心です。

【ビジネスメールのルール2】返信が来たら即返信する

質問メールに関するメールの返答が送られてきたら、すぐに内容を確認し返信するのがマナーです。返信の目安として、ビジネスメールは24時間以内に返信すると良いといわれています。しかし、メールに気づいたのが営業時間外であった場合には、翌日の返信で問題ありません。当日中に返信ができなかった時は、メール文の初めに「返信が遅くなり申し訳ございません。」と一言添えると丁寧な印象になります。

【ビジネスメールのルール3 】宛名と署名を書く

メールの冒頭には宛名を書き、文末に署名をすることがビジネスメールの基本とされています。宛名が書かれていることで誰宛てのメールなのか瞬時に判断ができますし、誤送信メールか否かも判断ができます。宛名には略語は使用せず、正式名称で企業名を書き、担当者の名前まで記入しましょう。

【ビジネスメールのルール4 】返信ではCCに含まれている人を外さない

これはメールに返信する時の注意点ですが、CCに含まれている人を排除してしまわないように「全員へ返信」というボタンから返信するようにしましょう。なぜならビジネスメールでは宛先のほかにCCを利用して、他の社員にも同じ情報を共有しているケースがあるからです。

「返信」からメールを返してしまうとCCに含まれていた人にはメールが届かなくなってしまい、迷惑をかけてしまう可能性があります。返信する時には「全員に返信」を選択するようにしましょう。

質問メールを書く時のポイント

それでは、質問メール文を書く時のポイントを解説していきます。ビジネスメールには基本的な型があるので、コツを掴んでいきましょう。

【質問メールを書く時のポイント1】内容を要約した件名をつける

まず重要になるのが件名です。企業には毎日様々なメールが届くため、気づきにくい件名にしてしまうと埋もれる可能性があります。では、気づかれやすい件名とは、どんなものなのでしょうか？それは、内容が簡潔に書かれているものと就活生からのメールだとすぐに見て分かるものです。

上記の例のように、パッと見てすぐに「就活生から質問のメールが来ている」と分かる件名にすると、企業担当者に気づいてもらいやすくなります。

【質問メールを書く時のポイント2】簡潔に分かりやすい内容を心がける

聞きたいことは何なのかを相手に分かりやすく伝えるために、文章は簡潔にまとめましょう。文章が多すぎたり一文が長すぎたりしてしまうと、内容理解に時間がかかってしまいます。

悪い例と良い例の一番大きな違いとしては、ざっくりとした内容が一目で伝わるという点です。

【質問メールを書く時のポイント3】具体的に質問する

質問メールでは聞きたいことが相手に伝わるように具体的に質問しましょう。具体的に質問しないと、求めている情報をもらえない可能性が高くなります。

また、以前に説明を受けていたことに対して質問をする時にも「以前おっしゃっていた○○について詳細を確認したいです」のような表現は避けておくと良いでしょう。なぜなら、担当者が欠席していて代理の社員がメールを見ていたり、担当者が複数名いたりする可能性があるためです。メールで質問する時には、誰が見てもすぐに聞きたいことが伝わるように心がけておくことがポイントになります。

【質問メールを書く時のポイント4】改行と段落分けをする

誰にでも伝わる質問メールを作るために、説明がだらだらと長くなってしまっては本末転倒です。文章が長すぎると内容も伝わりにくく、チェックにも時間がかかってしまうため、受け取り手に迷惑をかけてしまいます。

見やすいメールをこころがけるために、改行と段落分けを意識していきましょう。段落分けがイメージできない人は、挨拶・質問内容・締めの言葉の3つに段落すると見やすくなります。

質問メール作成の8ステップ

それでは、質問メールを作成する時の8ステップを解説します。このステップに合わせて文章を作るだけで質問メールが完成します。

【就活質問メール】ステップ1.宛先

企業のホームページや就活サイトに記載されているメールアドレスをコピーして宛先に貼り付けましょう。手入力してしまうと入力ミスが起こりやすくなるので、コピー＆ペーストがおすすめです。

また、複数の企業と同時にやり取りしている方は、宛先があっているかチェックしてから送る癖をつけておくことをおすすめします。

【就活質問メール】ステップ2.件名

件名はメールを開封する前にも見える部分なので、メールの要件が簡潔に伝わるように書いておくと丁寧です。

質問メールを送る場合には、件名の文頭に【質問】とつけておくと、担当者がメールを見た時にすぐに質問メールだと判断できるのでおすすめです。

【就活質問メール】ステップ3.宛名

宛名には、企業名→部署名→担当者名の順で記入します。この時、(株)のような略語は使用せず正式名称で書くようにしてください。担当者の氏名が分かる時には氏名を書くのが良いですが、分からない場合には「○○ご担当者様」と書いておけば問題ないです。

【就活質問メール】ステップ4.挨拶

簡単に一言挨拶の言葉を書きましょう。初めてメールを送る際には「突然のご連絡失礼いたします」や「はじめまして」と挨拶します。連絡を取り合った経験がある場合には「お世話になっております。」とあいさつすると良いでしょう。

【就活質問メール】ステップ5.学名と氏名を伝える

挨拶の後には学校名と学部、氏名を伝えて誰からのメールであるのか明確にしましょう。上記の挨拶文と繋げて書くと「突然のご連絡失礼いたします。○○大学の○○と申します。」となります。

初めてのやり取りになる場合、なぜメールをしようと考えたのかを書いておくと、思考の経緯が見え内容が伝わりやすくなります。例を挙げると「貴社のホームページを見ていてインターンシップの内容に興味を持ちご連絡いたしました。」のような一文です。この一文があるだけでも自然と話の流れもできてきます。

【就活質問メール】ステップ6.質問内容を簡潔に記入する

肝心な質問内容はできるだけ簡潔に書くように心がけるとよいです。

相手に伝わるように文章を作っていくと、どうしても必要以上に文章が長くなりがちです。長文は読むのも一苦労であるうえに、結論がつたわりにくくなる特徴があります。そのため、質問メール作る時には余計な言葉をできるだけ省くことがコツになります。

また、質問する時には具体的に聞くことも重要です。例を挙げると「持ち物はなんですか？」ではなく「筆記用具は必要ですか？」のように聞きたい内容を具体的に聞きましょう。具体的に質問することで企業側にも聞きたいことが正確に伝わります。

【就活質問メール】ステップ7.署名

メールの最後には学校名や氏名や電話番号などをまとめて記載しておくと丁寧です。また、印象アップだけでなく企業からの連絡漏れを防ぐことにも繋がるので、文末は署名するように心がけておくと安心です。

しかし、この時に入力ミスをしてしまっては本末転倒。記入ミスがあると企業に迷惑をかけてしまうだけでなく、重要なお知らせが届かなくなる可能性もあるので要注意です。

【就活質問メール】ステップ8.誤字脱字をチェックする

メール文が完成したら誤字脱字がないかチェックしましょう。特に企業名や担当者名、企業のメールアドレス、自分の個人情報などに誤字脱字がないかどうかは、念入りにチェックしておくことをおすすめします。

誤字脱字があると「ケアレスミスの多い人」「余裕のない人」というマイナスなイメージをもたれてしまう可能性があります。特に企業名や相手の名前などを間違えると、印象が下がりやすいので要注意です。

質問メールの例文

就活中に企業宛てに質問メールを送る時の例文を紹介します。参考にしてみてください。

例文では、宛先の担当者の名前が不明であったため「採用担当者様」としていますが、もし個人名が分かる場合には個人名を書きましょう。その時に注意したいのが、御中と様の使い分けです。基本的に個人宛てのメールの場合には「様」を付け、団体や部署宛ての場合には「御中」を付けます。履歴書送付の際などにも必要になるビジネスマナーになるので覚えておくと便利です。

質問メールのテンプレート

質問メールのテンプレートを作成してみました。○○の部分や質問内容を書く箇所に必要な情報を入れ込むだけで、簡単に質問メールが完成するので便利です。ぜひご活用ください。

質問メールの注意点

最後に、質問メールを送る時の注意点を解説します。

【質問メールの注意点1】メールアドレス

質問メールを送ろうとしているメールアドレスはビジネスの場に適したものでしょうか？キャラクターの名前や個性的なメールアドレスは、就活には不向きであるため、シンプルなものを使うように心がけましょう。docomo,au,softbankなどのキャリアメールが就活に不向きなものであっても、Gmailなどのwebメールも就活で使用できます。

【質問メールの注意点2】署名

せっかく質問メールを送っても自分の名前や連絡先を書きそびれてしまうと返信が届かなくなってしまいます。そのため、メールを送信する前に自分の名前や入力したアドレスなどに記入ミス・記入漏れがないか最終チェックしておきましょう。

【質問メールの注意点3】誤字脱字

メールを送信する前に誤字脱字がないかチェックをするのがマナーです。誤字脱字があると、それだけで企業側からの印象が下がってしまう可能性があるので要注意。また、

【質問メールの注意点4】メールの送信時刻

メールを送信する時間は、企業の営業時間内でしょうか？企業にメールをする際には、基本的に営業時間内に送るようにしましょう。

【質問メールの注意点5】絵文字やマークを使っていないか

ビジネスメールでは、絵文字やマークの使用は控えておきましょう。絵文字やマークは気持ちを伝えるためには効果的ですが、ビジネスメールでは基本的に使用しないことがマナーとされています。

【質問メールの注意点6】調べれば分かることを質問していないか

質問しようと思っている内容は、イベントリンクや企業との過去のやり取り、企業ホームページなどに記載されていないかもう一度チェックしましょう。すでに伝言済み・公開済みの内容に対して再確認のメールをすることは問題ありません。しかし、すでに公開されている情報を見ていないような聞き方をしてしまうと「必要な情報をチェックできない人なのかな…」とマイナスな印象に繋がりやすいので注意しましょう。

就活中の質問メールはマナーを守ろう

ここまで質問メールを送る時のマナーや注意点などを詳しく解説してきました。基本的に直接企業にメールで確認を取ることは問題はありません。しかし、企業とのやり取りになるのでビジネスマナーや文章構成に注意しましょう。