インターン前日はどんなメールを送る?書き方のポイントやマナーを解説【例文付き】

インターン前日に準備していたら「明日は何を着ていくべき?」「必要なものって何だっけ?」など、企業に確認を取りたくなることもあるでしょう。社会人とメールでやりとりする機会が少ない学生の中には、適切な聞き方が分からない方も少なくありません。

そこで今回はインターン前日にメールを送る際のポイントをまとめてみました。この記事を参考に、失礼なく好印象を残せるメールの送り方をマスターしましょう!

インターン前日にメールを送る際のマナー

メールを送る前にマナーを確認しようまずはメールを送る際に覚えておきたいマナーを見ていきましょう。以下で解説する5つのポイントを押さえることで、担当者に「社会人としての基礎ができている」「お客様対応も任せられそう」などの好印象を残せるかもしれません。

【インターン前日に送るメールのマナー】①件名は内容が分かるように&名前を入れる

メールの内容がひと目で分かるような件名にしましょう。普段からメールのやりとりを多くしている担当者の場合、件名からメールを読む順番を決めることがあります。

そのため、ぱっと見で内容のつかめない件名にしてしまうと、後回しにされてしまうかもしれません。誰からのメールなのかを伝えるため、自分の名前も入れておくと親切です。なお、返信時には以下の2点に注意しましょう。

メールの返信ルール
  • 件名を変えない
  • 「Re:」を削除しない

    件名を変えてしまうと何のメールなのかが分からなくなり、相手だけでなく自分にとっても不都合が生じるかもしれません。

    【インターン前日に送るメールのマナー】②始業後の早い時間帯に送る

    基本的にメールはいつ送っても良いものではありますが、なるべく就業時間中の早い時間帯に送るようにしましょう。

    前日の深夜に送ると、マナーに厳しい企業によっては「夜に送るなんて失礼だ」と思われたり、返信が翌朝のインターン当日になったりする可能性もあります。始業時間が9時の企業へメールを送る場合は、10時頃までに送信するようにしましょう。

    【インターン前日に送るメールのマナー】③なるべく早く返信をする

    メールの返信が来たらなるべく早く、可能なら1時間以内を目安に返信しましょう。メールの返信があまりにも遅いと、「インターンの優先順位が低い」と思われる可能性があります。逆に、レスポンスが早いと「デキるインターン生」という印象を持ってもらえるかもしれません。

    どうしても返信が深夜になる場合は、インターン当日の早朝に送りましょう。その際には「本日からよろしくお願いします」といった主旨の文章を入れると、印象がUPします。

    【インターン前日に送るメールのマナー】④誤字脱字に注意

    当然、誤字脱字は注意しましょう。誤字脱字がひとつあるだけで、せっかく良い内容のメールも、台無しになってしまいます。また、担当者からは「チェックが甘い」「詰めが甘い」と思われかねません。

    そして、特に気を付けたいのが「担当者の名前」です。「髙橋」と「高橋」、「渡邉」と「渡邊」など、ややこしい文字でも送信前に確認してください。もし、不安な人は相手の署名をコピペすると、誤字脱字を防げます。

    【インターン前日に送るメールのマナー】⑤言葉は略さない

    略語を書いてしまうと、人によっては不快感を持ってしまうかもしれないため、メールには正式名称で記載するようにしましょう。以下、略しがちな単語です。

    略語 正式名称
    インターン インターンシップ
    ○○(株) ○○株式会社
    アポ アポイントメント
    説明会 会社説明会
    就活 就職活動
    ES エントリーシート


    ただし、インターンシップなど長い単語かつ略語が一般的にも使われているものは、1回目は略さずに「インターンシップ」、2回目以降は「インターン」と略しても良いでしょう。

    シーン別|インターン前日のメールに使える内容の例文

    例文を参考にメールの文章を考えようメールは基本的に以下の要素で作成します。

    宛名 メールの送り先を記載
    挨拶 「お世話になっております。」「ご連絡ありがとうございます」などの挨拶を記載
    名乗り 「○○大学□□学科の△△です。」と名乗る
    本文 伝えたい内容を簡潔に記載
    締め 「どうぞよろしくお願いいたします」「今後とも、どうぞよろしくお願いいたします」などの言葉を入れる
    署名 大学・学部・学科名、名前、電話番号、メールアドレスを記載


    これらがメールの要素となりますが、なかなかイメージできない方もいるでしょう。そこで、ここではシーン別に具体的なメールの例文をまとめたので、メール作成時の参考にしてください。

    【インターン前日のメールに使える例文】①インターンの挨拶

    明日からのインターンの挨拶をする例文を見ていきましょう。

    【インターンの挨拶を送る際の例文】

    【件名】
    明日からのインターンシップについて、ご挨拶【○○大学○○】

    【本文】
    ○○株式会社 人事部
    ○○ □□様

    お世話になっております。
    明日からインターンシップに参加させて頂く○○大学の○○と申します。

    インターン期間中は、○○業界について理解を深め、社会人として働く上でのスキル・心構えなどを学ばせていただきながら、実りあるインターンにしたいと思っております。

    明日からのインターン、どうぞよろしくお願いいたします。
    ———————————–
    ○○大学 ○○学部 ○○学科
    ○○ ○○(自分の名前)
    Tel:×××-××××-××××
    Mail:××××××@×××.com
    ———————————–

    メールの内容がインターンの挨拶であれば、参加への意気込みを本文に入れれましょう。担当者から「やる気がある」「目的意識を持って参加している」と好印象を持ってもらえるかもしれません。ただし、いくら熱意があっても、冗長になりすぎないように注意してください。簡潔に伝えたいことを記載し、あとはインターンでの行動で熱意を示せれば高評価に繋がります。

    【インターン前日のメールに使える例文】②質問があるとき

    質問があるときは、以下の例文を参考にメールを作成してみてください。

    【インターンで質問がある場合の例文】

    【件名】
    <ご質問>インターンシップの服装について【○○大学○○】

    【本文】
    ○○株式会社 人事部
    ○○ □□様

    お世話になっております。
    明日からインターンシップに参加させて頂く○○大学の○○と申します。

    この度はインターンの服装について質問があり、ご連絡差し上げました。
    ご案内頂いたメールには特に当日の服装の記載がありませんでしたが、服装のご指定はございますか?

    特にご指定がないようでしたら、スーツでお伺いさせて頂こうかと考えております。
    お忙しい中大変恐縮ですが、ご回答頂けたら幸いです。

    明日からのインターン、どうぞよろしくお願いいたします。
    ———————————–
    ○○大学 ○○学部 ○○学科
    ○○ ○○(自分の名前)
    Tel:×××-××××-××××
    Mail:××××××@×××.com
    ———————————–

    前日にメールで質問をする場合、もしかしたら担当者が忙しく、返信がもらえない可能性もあります。そのため「質問」に加え、「こうしようと思っていること」も内容に盛り込めるとベストです。上記の例文では、以下の箇所です。

    質問 服装のご指定はございますか?
    こうしようと思っていること スーツでお伺いさせて頂こうかと考えております

    これで、もし返信がもらえなかった場合にはスーツで参加する理由ができます。また、前日で時間もない場合には、電話で質問しても良いでしょう。

    【インターン前日のメールに使える例文】③もし欠席する場合

    前日にインターン欠席の連絡をする場合には、電話で伝えた方が良いです。メールだと担当者が見落とす可能性があるほか、誠意も伝わりにくいからです。

    ただし、風邪で声が出ないなどの理由からメールをせざるを得ない場合には、以下の例文を参考にしてください。

    【インターンを欠席する場合の例文】

    【件名】
    明日のインターンシップ欠席のご連絡【○○大学○○】

    【本文】
    ○○株式会社 人事部
    ○○ □□様

    お世話になっております。
    明日からインターンシップに参加を予定しておりました、○○大学の○○と申します。
    先日はインターンの参加案内のご連絡、ありがとうございました。

    表題の件、大変恐縮なのですが、体調不良により明日のインターン参加が難しくなってしまいました。
    大変身勝手な申し出で申し訳ありませんが、明日のインターンは欠席させて頂きたく存じます。

    直前での欠席連絡となってしまい、大変申し訳ございません。また、メールでのご連絡となりましたことも重ねてお詫び申し上げます。
    次回以降、また貴社のインターンが開催されるのであれば、是非参加したいと考えております。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

    ———————————–
    ○○大学 ○○学部 ○○学科
    ○○ ○○(自分の名前)
    Tel:×××-××××-××××
    Mail:××××××@×××.com
    ———————————–

    直前での欠席連絡は担当者に迷惑がかかる行為のため、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。また、欠席する会社の志望度が高い場合には、「次のインターンがあれば参加したい旨」も記載しておくと、担当者へ意欲・志望度の高さをアピールできます。

    なお、インターンをキャンセルする際の進め方については、以下の記事で詳しく紹介しています。

    インターンの欠席をメールで連絡する方法!ポイントや注意点を解説【例文付き】

    インターン前日に送ったメールで失敗したときの対処法

    メールで失敗したらその後のアクションが大事インターン前日のメールでミスをしてしまった場合の対処方法を3つ、ケース別に見ていきましょう。たとえミスをしてしまったとしても、適切な行動を取れば評価が大きく下がることはありません。

    【インターン前日のメールで失敗したときの対処】①送信先を間違えた

    送信先を間違えた場合は、間違えた送信先へお詫びをし、正しい送信先へすぐにメールを送り直しましょう。お詫びのメールは以下の例文を参考に作成してみてください。

    【送信先を間違えたときのお詫びの例文】

    【件名】
    誤送信のお詫び【○○大学○○】

    【本文】
    ○○株式会社
    ○○ □□様

    お世話になっております。
    明日から貴社のインターンシップに参加させていただく○○大学の○○と申します。

    先ほどお送りいたしましたメールにつきまして、宛先の入力ミスにより、△△様にお送りしてしまいました。

    私の確認不足により、誤ってメールをお送りしてしまったこと、深くお詫び申し上げます。

    ———————————–
    ○○大学 ○○学部 ○○学科
    ○○ ○○(自分の名前)
    Tel:×××-××××-××××
    Mail:××××××@×××.com
    ———————————–

    お詫びのメールは、間違えて送ってしまったメールを転送する形で送りましょう。そうすることで、相手は「どのメールが間違いなのか」がひと目で分かります。

    【インターン前日のメールで失敗したときの対処】②誤字脱字があった

    商品名や地名などの誤字脱字であれば、相手からの返信を待ち、その返信でお詫びしましょう。ただし、名前の誤字脱字の場合は失礼にあたるため、すぐにお詫びのメールを送ってください。以下が誤字脱字に気がついたときの例文です。

    【誤字脱字をお詫びする際の例文】

    【件名】
    誤記のお詫び【○○大学○○】

    【本文】
    ○○株式会社
    ○○ □□様

    お世話になっております。
    明日から貴社のインターンシップに参加させていただく○○大学の○○と申します。

    先ほどお送りいたしましたメールですが、□□様のお名前を間違えて記載してしまいました。私の確認不足のために、不快な思いをさせてしまったかと存じます。大変失礼いたしました。

    今後はこのようなことがないよう、確認を徹底いたします。
    この度は本当に申し訳ございませんでした。

    ———————————–
    ○○大学 ○○学部 ○○学科
    ○○ ○○(自分の名前)
    Tel:×××-××××-××××
    Mail:××××××@×××.com
    ———————————–

    謝罪が遅くなってしまうと、あまり良い印象を持たれないかもしれません。名前の誤字に気がついたら、即座にお詫びのメールを送りましょう。

    【インターン前日のメールで失敗したときの対処】③就業時間を過ぎてしまった

    就業時間を過ぎた時点で、どうしても聞かなくてはいけないことがある場合には、致し方ないので、就業時間終了1時間以内であれば電話で確認しましょう。その際も「就業時間外に申し訳ありません」と一言付け加えます。

    しかし、就業時間を1時間以上過ぎてしまった場合には、翌日の就業時間内の早い時間帯に電話をかけましょう。

    インターン前日のメールはミスのないように

    インターン前日のメールは、インターンまで訂正する時間も少ないことから、特にミスがないように気をつけましょう

    もしミスをしてしまったとしても、すぐに謝罪・訂正のメールを送ることで、カバーすることができます。正しいメール対応をして、担当者に好印象を残せるようにしましょう。