お役立ちコラム

【内定者直伝!】失敗しないための就活メール術

就職活動中や内定後、企業と直接やり取りする機会が何度かあります。
選考の参加意思では、予約フォームがあって予約をするだけの場合もあれば、企業から文章のフォーマット指定がありそれに沿ってメールを作ったり、自分で文章を作成して送るという風に企業によっては、直接メールのやり取りをすることがあります。また、内定後も、懇親会参加意思の確認、交通費請求の質問などで、就職活動全体を通してメールのやり取りが数多くあります。
今回はそんな時に使える!押さえておきたいポイントをご紹介します。

その一、件名は入力を忘れずに!

大学名、名前を書いておくと尚良し。
思わず件名は後でいいや~と思いつつ本文を作成し、送信してしまうというミス。ありがちですが、できれば最初に書いておきましょう。名前も入れておくとわかりやすいかもしれません。実際に、件名の後に()をつけて中に大学名と名前を入力してくださいという企業がありました。

その二、本文の頭には宛て名をつける!

当たり前といえば当たり前ですが、相手の宛て名、○○株式会社 ○○(人事など)部 ○○様(採用担当御中)を本文中にしっかり入れましょう。

その三、○○大学○○学部○○学科の○○ですと名乗る!

これも基本中の基本です。どんな時も名乗るのを忘れずに。

その四、質問するとき、断りを入れるときは、クッション言葉を使い分ける!

社会人ではない私たちがなかなかスムーズに使いこなせないクッション言葉。

質問をするとき

  • お手数ですが
  • ご面倒おかけしますが
  • 差し支えなければ
  • ご多忙中とは存じますが

断りを入れるとき

  • 申し訳ございませんが
  • 申し訳にくいのですが
  • 失礼ですが
  • 残念ですが
  • せっかくですが
  • 恐縮ですが
  • 恐れ入りますが
  • しっかりとクッション言葉を入れて、社会人として通用するような文面になるようにしましょう。

その五、最後は『よろしくお願い致します。』で終わる

  • どうぞよろしくお願い致します
  • 何卒、よろしくお願い申し上げます

などの文章で〆ると自然な印象になります。

その六、文末に自分の署名をする

あなたの問い合わせに適した連絡先に企業から連絡が来るはずです。住所、電話番号、携帯番号、メールアドレスすべてを明記した署名を書いておくと企業側も助かります。署名は毎回入力するのは手間がかかるので、テンプレートや署名に登録しておくといいでしょう。

署名例

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●● ●●(名前)

〒 111-1111
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話:03-1111-1111
携帯番号:070-1111-1111
mail :○○○○○@ac.jp
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まとめ

いかがでしたか?わかってるつもりでも、ついメールを作る度にテンプレートを検索してみたり、テンプレートを使いがちですが、社会人になってから自然とメールのやり取りができるよう訓練だと思って最初は見ないで作ってみるのもありだと思います。テンプレートだとなんだか心がこもってないような気がしていたので、私はなるべく自分なりに表現をするようこころがけていました。

いずれにしても、社会人になったら数えきれないほどやり取りをするビジネスメールの基本、今のうちに頭に入れておくようにしましょう。

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