お役立ちコラム

ビジネスメールの返事には『タイムリミット』がある

就活において「メールのマナー」は大事ってよく耳にしますよね!
しかし、そもそもメールなんて普段使わないので見逃してしまっていたり、早く返さなきゃいけないと思いつつも、授業中だったり説明会の直前だったりすると後回しになり、結果的に忘れてしまい2,3日経ってしまうという経験をしたことのある人もいるのではないでしょうか?
それでは逆に、企業のビジネスメールは何時間までなら返信について許容できるのかをお伝え致します!

1.メールは何時間以内に返信すべき?

ビジネスメール教育の専門企業であるアイ・コミュニケーションが2013年8月に発表した「ビジネスメール実態調査2013(平成25 年)」によると8割の人が24時間以内の返信を希望していることが分かりました。

送信したメールの返信はいつまでに欲しいかの問いに対して「24時間以内」と答えた人が54.61%が最も多く、「1 分以内」(0.00%)、「5 分以内」(0.13%)、「15 分以内」(0.07%)、「30 分以内」(1.50%)、「1 時間以内」(4.51%)、
「2 時間以内」(3.99%)、「4 時間以内」(9.55%)、「8 時間以内」(6.28%)の合計が80.64%となりました。

出典:「ビジネスメール実態調査2013(平成25 年)」

この結果から朝、夕の通学中にメールを確認できれば、まずはメールが来ていたことに気づかずに採用担当者に迷惑をかけてしまう状況は防げることでしょう。逆に早く返信できればできるほど、人事担当者からのイメージは高くなります。出来ればお昼の時間も確認するという1日3回のチェックを心掛けてみてはいかがでしょうか。

2.早いメール対応のコツ

「メールには早い段階に気が付いていたけど、急ぎの用事があって返せなかった」
こういった状況ってよくありますよね。

そして後で返そうと思っていたのに忘れてしまったり、
返す内容を調べていたり・まとめていたりすることで結局、返信が遅くなってしまうなど、

こういった状況の場合、まず初めにその旨をメールで短い文でお伝えし、することであなたの印象は大きく変わります。
例えば
■外出中にメールを受信したとき
○「外出中で詳細まで分らないので、『戻り次第回答します』と返信」
×「今は外出中だから後で返信をしよう」
■スケジュールを聞かれたとき
○「明日バイトのシフトがでるからまだ分らないという旨を伝えよう」
×「明日バイトのシフトが出るから、明日返信しよう」

このように一旦状況を伝えることによって、企業人事も状況を理解してくれる。
そしてこまめに連絡をしてくれる人だと信頼を得ることにも繋がります。

まとめ

24時間以内にメールは返す!
これがビジネスメールでのタイムリミットです。
もちろん最低限のマナーですので、より早く返信出来ることにこしたことはありません。
1つ1つのメールの返信が信頼・好印象にを生んでいきます

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